最近、「Ad Ops Summit 2013 から学ぶ広告運用に必要なこと - admarketech.」などでも取り上げられているとおり、運用者の需要が高まっているかと思います。
本記事では、その運用者の助けになればということで、代理店さま向けに「運用者の負荷を少しでも下げる」ことを主軸にエントリーをまとめました。
運用ミスは、人の問題では無く、仕組みの問題
代理店の皆さま！広告運用でミスをして補てんという経験はございませんか？
私は広告運用をしたことがないので分かりませんが、各代理店さまからは「相当数ミスをしている」と聞いています。その都度、謝罪、改善案の提示、補てん、担当者のモチベーション低下、休日も怖くてチェック・・・という負のスパイラルに入っているかと思います。
私たちのようなシステム屋は、そういった面も改善できるようにサポートしております。ミスは必ず起こりますが、その大部分が「仕組み（システム）」で解決できます。
その実例と言いますか、改善可能なことについてまとて、以下紹介します。
よくあるケース1：ダブルチェックが漏れる
ほとんどの代理店さまで、配信設定のダブルチェックは行っているかと思います。
1人での運用がメインの企業さまであっても、配信初期の初速チェックや、想定どおりの配信になっているかのレポート確認というのは、確実に行っているかと思います。ただ、それでもミスは起きます。その原因のほとんどが、忙しいからチェックがいい加減になったというものじゃないでしょうか？また、チェックに時間を取られ過ぎると利益が出せないという事もあるのかも知れません。
よくあるケース2：慣れない管理画面で勘違いする
「新しい出稿先が増えた」「既存管理画面がアップデートされた」「クライアントから依頼された運用方法が特殊」など
さまざまな要因で、普段使い慣れている管理画面や、ルールと異なるケースが発生してませんか？こういう場合に、ちょっとした勘違いでミスが起こりやすいものです。ダブルチェックする担当者も、新しい管理画面を把握している必要があり、確認漏れが発生しやすいのではないでしょうか。
よくあるケース3：営業と運用者で情報共有ができていない
クライアントとの窓口を営業担当者が行い、広告設定するのは運用者というケースはよくあります。この場合に、初期設定時は詳細な確認が入るので、問題ない場合が多いのですが、運用途中の変更要望が伝わってなかったという事は、あるのではないでしょうか？
本来であれば、設定画面での最終確認を営業担当者が行うのがベストですが、「その時間を取ってもらえない」「怖くて営業担当に設定画面を触らせられない」などの理由から、実施されてない場合が多いのではないでしょうか？
よくあるケース4：予算消化が想定と違った
予算の消化が約束したものと異なってしまう事はよくあるはずです（一概にミスとは言い難いですが）。監視を怠ったために「予算消化が思った以上に早かった」「予算未達を事前に検知できなかった」などです。
特に「用事があって早めに退社した夜間帯」「長期休日中」など、確認したくてもできないケースなどに事故になると、傷が深くなるケースが多いはずです。
問題への解決策・案
それでは、上記したようなケースの場合の対処案を記載します。
1.ダブルチェック用の独自資料を作る
アカウントを間違えずに、各出稿先の管理画面に入り、該当キャンペーンの詳細を一つ一つ見ていくのは骨が折れる作業です。これら作業を回避するには、出稿先に設定されているキャンペーン情報をAPIなどで取得し、Excelなどで一覧化して確認しやすいようにすれば良い訳です。設定情報確認用Excelを生成するシステムを作れば解決できます。この際、さまざまな出稿先をまたいで一覧で確認できる、明らかな外れ値に警告の色が付くなど、そういった工夫によりミスがどんどん低減されていきます。
2.慣れない管理画面を極力使わせない
出稿先が増えたり、管理画面アップデートが発生した場合は、どうしても新しい管理画面を触らざるを得ないのですが、例えば第三者配信の仕組みを入れることで配信設定自体も極力一本化することが可能です。また、ダブルチェック用資料などを利用すれば、管理画面は変わったけど、ダブルチェック資料自体は変わらないので、ミスを容易に発見することができます。
3.情報共有に使う「メールCC文化」を廃止する
せっかくの共有情報をメールのCCにいれて送っただけで「共有した」ことになっているケースがありませんか？この文化は、すぐにでも廃止すべきでしょう。
課題管理ツールやTODO共有ツールなどを導入して、一元管理することで共有漏れなどは激減するかと思います。また、上記したツールなどの導入障壁が高い（リテラシーの問題）場合などは、最悪、メールをスレッド化して表示することが可能なツールなどを利用しましょう。
4.予算の消化状況、目標乖離などを自動レコメンドする
人手で配信を定常的に監視するのは、骨が折れますが、システムなら簡単にできます。
明らかに初期に想定した予算消化状況とかい離がある場合や、マイルストーンごとに想定割合に達してないなどは、システムが自動で監視可能です。
ヒューマンエラーは無くせないが・・・
上記のとおり、いくつかのミスはシステム化によって防げるものもあります。ただし、すべてのヒューマンエラーに対処する答えは、残念ながらありません。
リスティング広告で寿命を縮めないために必要なこと - SEM-LABO
このブログにも書かれているように「ミスは必ず起きる」という前提で、どう対処するのかが、とても重要です。
デジタルな商品であっても、最終的には人対人の商売ですので、相手に納得してもらえることが重要です。
ミス防止をシステム化する最大のメリットは、「ここまで仕組み化しても発生したミスなんです！」と、担当者が怖じ気ずに言えることかもしれません。ミス防止にシステム投資をしてない代理店さまは、一度検討してみてはいかがでしょうか？
